Manual de Empresa... necesariamente.

   Pensemos en una empresa como en una familia... frase muy de película, pero muy útil, no obstante. Cada uno sabe a qué miembro de la familia preguntar dónde está el azúcar: si alguien pregunta al hermano pequeño, en vez de a la madre, seguro que no tendrá muchas posibilidades de endulzar lo pretendido. Un abuelo que quiera enviar un  mensaje a su equipo de fútbol, a menos que pertenezca a esta plausible generación de jubilados informatizados, seguramente tendrá que solicitar ayuda a(o directamente, delegar en) su nieto adolescente. Llega la Navidad y... ¿dónde está la caja de adornos? La hermana mayor o el padre seguro que son los que lo saben, porque ellos son los que se ocupan de eso.

La familia Walker de "Cinco Hermanos", donde cada uno tenía un papel adjudicado... ¿o no?

   Pues bien, cuando falta un miembro de la familia (seamos optimistas y pensemos que está de viaje de placer), el ritmo de rutina se ralentiza y hasta las cosas más sencillas pueden llegar a volverse imposibles. ¡Cuán útil resultaría en ese momento que el ausente hubiese dejado un folio con las pautas a seguir en las actividades de las que se ocupa! Pues eso es precisamente un Manual de Ceremonial empresarial o Manual interno de la empresa.

   Este manual habrá de dar solución rápida e independiente a los problemas o incidencias que se presenten y que estén en él previstas. De ello se colige que habrá de preverse la mayor cantidad de eventualidades posible, y que las respuestas estén claras, fácilmente aprehensibles, y eficaces.

Las múltiples opciones y dudas que surgen deben tener rápida y eficaz respuesta
para mejorar el rendimiento empresarial.

   Está demostrado, y cae de cajón, que un empleado que puede resolver las dudas por sí mismo, trabaja con mayor seguridad y eficacia, y al no necesitar preguntar a un compañero, se evita la pérdida de trabajo y tiempo de estas consultas. ¿Dónde consigo más papel para fax (azúcar)? ¿Qué medios se suelen acreditar para ruedas de prensa de este tipo (mensaje a equipo de fútbol)? ¿Cómo se organiza una visita institucional a la sede de la empresa (adornos de Navidad)? Si un rápido manejo de un Manual responde a estas dudas, el empleado que tenga bajo su cargo la gestión de estos asuntos lo hará de un modo más eficiente y certero que quien no disponga de un Manual así.

   Por un lado, sabrá a dónde dirigirse e incluso, si estuviera así de formidablemente previsto, la extensión telefónica o documentación precisas para una más ágil solución del asunto. Y ni que decir tiene que se gana en aplomo sabiendo que se está haciendo  todo TAL COMO que la empresa quiere, sin aplicar soluciones contenidas en tratados de administración, gestión o protocolo cuya metodología o ideología puede no coincidir con la idiosincrasia de la empresa.

   Pensemos en que la empresa, además de los eventos contingentes que decida celebrar (inauguración de una nueva sucursal o presentación de un nuevo producto) tiene obligación de realizar otros porque así lo dicta la normativa (Asamblea de Accionistas o reuniones de la Junta de Gobierno). Mucho mejor será que la organización y el ceremonial de estos eventos estén fijados de antemano.

   Pero, igual que cuando en un familia está acostumbrado a hacerse algo por alguien y de una particular manera, y cuando esa persona falta su sustituto descubre una forma más cómoda o eficiente de hacerlo, del mismo modo el Manual es un documento susceptible de actualización y revisión, y es aconsejable que así se haga. Por ejemplo, antiguamente sólo se podía felicitar la Navidad a través de envío postal... mientras que hoy hay un sinfín de maneras de hacerlo.

Las Juntas de Accionistas, como esta de Endesa, pueden llegar a ser
eventos de organización, tecnología y ceremonial complejos.

   La imagen de la empresa debe quedar clara en este Manual que contendrá referencias sobre el logotipo, bandera o simbología de la misma, su confección y su uso, así como, llegado el caso, uniformidad o reglas de vestimenta de los empleados, lo cual no es cuestión baladí, dadas las implicaciones legales que pueden llegar a tener estos asuntos.

   Y considero, por último, que la confección de ese Manual tiene que prever un apartado dedicado a la comunicación corporativa, con especial referencia a la proyección de marca a través de las redes sociales, así como un capítulo dedicado a la gestión de crisis que evite parcialmente esa incertidumbre que la imprevisibilidad y acuciante urgencia que la propia crisis conllevarán inexorablemente, con unas pautas a las que aferrarse.

Hoy día la reputación digital de una empresa es innegablemente crucial.

   No será preciso que el Manual defina exhaustivamente todo lo concerniente a la empresa, pero sí será lo más completo posible. Aunque no regule dónde se guardan los bolígrafos, sí indicará dónde se encuentra el departamento de material de oficina y requisitos para coger esos bolígrafos: recibo, enumerar las unidades retiradas, ...  (seguro que los contables están de acuerdo con esto último).

   Como siempre, en el medio está la virtud.